EĞİTİM

Papirüs EBYS sistemini daha iyi tanımak ve öğrenmek için gerekli olan bilgilere, bu sayfamızdan erişebilirsiniz. İlgili eğitim başlığına, alt menüler ile erişebilirsiniz.

Giden Evrak Kayıt – Dışarıda Hazırlanmış Bir Yazıyı Papirus’den Gönderme:


Birimden gönderilecek ıslak imzalı evraklar, Giden Evrak Kayıt bölümünden kaydedilir. Resim1 tıklandığında ekrana aşağıdaki arayüz gelir.

Resim2

Resim3

  1. “Papirus No” ve “Kayıt Tarihi” sistem tarafından otomatik olarak verilir.
  2. “Evrak Seçimi” iki şekilde olur:
    3. Resim4

    • Evrak kayıtlı dosyalar arasından seçilerek: Dosya Seç butonu tıklanır. Açılan pencereden bilgisayara daha önceden kaydedilmiş ( içinde evrakın bulunduğu ) dosya seçilir. Resim6

    • Evrak tarayıcıdan geçirilerek: Resim7 Gelen arayüzden Resim8 butonuna basılır. Taranan evrak ekranda görülür.
      • Resim19
      Resim9

      Resim10butonu tıklandığında taranan evrak, PDF formatında kaydedilir.


      Gizli Evrak içeriği hiçbir şekilde taratılmaz.

      Güvenlik Kodu, “Gizli” yada “Çok Gizli” seçilirse “Evrak Seçimi” alanına artık giriş yapılamaz. Evrak olarak da, üzerinde “Gizli” yazan filigranlı boş bir sayfa sistemde yer alır.

  1. “Evrak Tarihi:” alanına evrak üzerindeki tarih girilir veya takvim simgesine tıklanarak seçilebilir.
Resim1

Tarih, bugün ya da daha önceki bir tarih olarak girilebilir.



Resim2

  1. "İvedilik” durumu açılan listeden seçilir. “İvedilik” ( Acil olma ) seçenekleri:
Resim3


Normal ve Acelede herhangi bir tarih seçilmez ancak;
Günlüdür;

Resim4

Takvim simgesinden Miat tarihi seçilerek yazıya cevap verilmesi gereken gün seçilmelidir.



  1. “Güvenlik Kodu” açılan listeden seçilir. “Güvenlik Kodu” seçenekleri:
Resim5

  1. “Dağıtım Yerleri:”

    2. Dağıtım yerlerini seçmek için “Seçim” butonuna tıklanır.

    Resim6

    Gereği: Evrakla ilgili işlem yapılması için evrakın gönderildiği yer veya kişidir.

    Bilgi: Evrakın bilgi amaçlı gönderildiği yer veya kişidir.


    • Tüm Teşkilat sekmesinden toplu seçimler yapılabilir. Örneğin Fakülteler satırındaki Seç butonun basıldığında Gereği/ Bilgi için gitmesi istenen fakülteler seçilebilir.
    Resim7

    Dağıtım Yeri, İTÜ içi birimse “Birimler” seçilir. Birim Adı yazılıp arama butonuna basılır. Birim adının tümü yerine bir kısmının yazılması arama yapmak için yeterlidir. Gelen listeden uygun birim seçilir. Seçilen birim, sağ taraftaki Gereği veya Bilgi için eklenir.

    Resim8

    • Dağıtım Yeri, İTÜ dışı birimse “Kurumlar” seçilir.

      • “Kurum Adı” yazılıp arama butonuna basılır Gelen listeden uygun kurum seçilir. Kurum adının tümü yerine bir kısmının yazılması arama yapmak için yeterlidir. Seçilen kurum, sağ taraftaki Gereği veya Bilgi alanlarından birine eklenir.

    Resim9

    • Evrak, bir kişiye gönderilecekse, “Gerçek/Tüzel Kişiler” seçilir.
      • “Kişi Tip” , “Gerçek Kişi” seçilirse:
        Gerçek kişinin, “Ad”, “Soyad”, “TC Kimlik No” bilgileri girilir.
        Telefon ve adres bilgisi eklenebilir.
    Resim10

    • Dağıtım Yeri bir şirket ise :
      “Kişi Tip”, “Tüzel Kişi” seçilir. Tüzel kişinin “Adı” girilir.
      Telefon ve Adres bilgileri de istenirse eklenebilir.

      • Resim11
  1. “Konu Kodu” seçmek Resim12
    Her evrakğın konu içeriğe göre dosyalanması için Standart Dosya Planına göre (https://www.yok.gov.tr/Documents/Universiteler/Standart_Dosya_Plani.pdf) dosyalanması için bir konu kodu seçilmelidir.

    Resim13

    Seçim butonuna tıklandığında gelen pencereden uygun konu kodu seçilir, birden fazla konu kodu olabilir. Tamam butonuna tıkladığında evrakta gözükecektir.


  1. “Evrak Konu” ve “Evrak Açıklama” girilir.

    2. Resim14
  1. “Fiziksel Dosya No” girilir. Gelen Evrakın konulacağı klasörün sırtındaki bilgiler yazılır.

    2. Resim1
  1. “Evrak Üst Verisi” bilgileri açılan listelerden seçilir.
    • Evrak Dili:

      • Resim2

    • Evrak Türü:
    Resim3

  1. İlgiler” : Giden evrakla ilgili evrak/ belge eklemek için;

    2. Resim4
    • “İlgi Tipi” Fiziksel seçilirse:
      Açıklama kısmına elden alınan materyaller yazılır.
      • Resim5
    • “İlgi Tipi” Sistem seçilirse:

      • Resim6Evrak, Resim7 ikonu yardımıyla sistemden, “Gelen Evraklar” veya “Giden Evraklar” arasından, aranarak bulunur ve ilgi olarak kaydedilir.
      • Arama kriterleri girilerek “ Ara” butonuna basılır.
        Arama kriterlerine uyan evraklar, alt ekranda listelenir.
        • Resim8
  1. “Ekler” :
    1. “Ek Tipi” Fiziksel seçilirse;
      Açıklama kısmına teslim alınan malzemeler (CD, bilgisayar gibi) yazılır.
      2. Resim9

    2. “Ek Tipi” Dosya seçilirse :
      1. Eklenecek dosya Dosya bilgisayarda ise “Dosya Seç” butona tıklanarak bilgisayardan bulunur.
        2. Resim12
      2. Eklenecek dosya taranarak ekelenecekse “Evrak Tara” butonuna tıklanarak tarayıcıdan okutulur ve Kaydet butona basılarak evrağe eklenir.
  1. Evrak Kaydı:

    1. Resim13

      Sürekli kullanılan evraklar şablon olarak kaydedilerek daha sonra kullanılmak üzere sisteme birysel veya birim bazında kayıt edilebilir. Bunun için “Tüm belgeyi şablon olarak kaydet” işaretlenmelidir.


      Resim14

      Evrağın tamamını kaydetmek dışında Konu Kodu, İlgi ve Ek alanları da şablon olarak kayıt edilir ve tüm evraklarda arama yapmadan ulaşılabilir.

      Resim15

    2. Resim16butonuna basıldığında evrak sisteme kaydedilir. Papirüs Numarası ve Evrak sayısı mesaj olarak gözükecektir. Papirüs numarası sistem tarafından benzersiz olarak verilmektedir.

      3. Resim17