İTÜ Portal EBYS Yetkilendirme
Tarayıcının adres satırına portal.itu.edu.tr yazılır. Enter tuşuna basılır.
Sol taraftaki menüden EBYS > EBYS Birimleri seçilir. Aşağıdaki arayüz gelir.
Bu ekranda DTVT Kodu (Devlet Teşkilatı Veritabanı Kodu) sistemde tanımlı İTÜ birimleri ve
bu birimlerin EBYS’ye geçiş tanımlamaları bulunur. EBYS kullanımı esnasında problem
yaşamamanız için biriminizdeki durumun doğruluğunu kontrol etmeniz önemlidir.
- EBYS Kullanım: Birimin EBYS kullanımı için gerekli tanımlamaların yapılıp yapılmadığını belirtir.
- Amir: Birimin amirinin tanımlı olup olmadığı bilgisidir.
- Yetkilendirme Sorumlusu: Birim içerisinde EBYS yetkilerini dağıtmaktan sorumlu kişilerin tanımlı olup olmadığını belirtir. Birim Amiri aynı zamanda yetkilendirme işlemlerini de gerçekleştirebilmektedir.
- Evrak Sorumlusu: Birim içerisinde tüm evrakları görme yetkisine sahip personel tanımının olup olmadığını belirtir. (Fakültelerde Fakülte Sekreterleri, Enstitülerde Enstitü Sekreterleri, Yazı İşleri Müdürü gibi...)
- Evrak Değerlendirici: Evrakların havale onaylarını değerlendirecek kişileri belirtir. Birim Amiri ve Amir Yardımcıları evrak değerlendirmekten sorumlu kişilerdir.
- Gelen Evrak Kayıt Sorumlusu: Birime gelen evrakları kayıt etme konusunda yetkili kişilerdir.
- Giden Evrak Kayıt Sorumlusu: Birimden giden evrakları kayıt etme konusunda yetkili kişilerdir.
- Havale Onayına Gönderebilen: Birimlerde Evrak Değerlendiricilere (Birim Amiri ve Amir Yardımcıları) havale onayına sunma konusundaki yetkili personeldir.
- Posta Sorumlusu: Fiziksel posta yolu ile gidecek evraklar için işlem yapma yetkisine sahip kişilerdir.
Ayrıca birimlerin üzerine tıklayarak birimlerde ilgili alanlarda yetkili personelin detaylı listesine
ulaşabilirsiniz, birim amirleri ve yetkilendirme sorumluları kendi birimleri içerisindeki
personellerin EBYS yetkilerini düzenleme konusunda yetkilidirler. Gerekli yetkilendirmeleri
lütfen birim amiriniz veya birim yetkilendirme sorumlunuz ile temasa geçerek düzenleyiniz.
Biriminizin amir ve/veya yetkilendirme sorumlusunun hatalı veya eksik olması durumunda
lütfen resmi yazı ile yapılması gereken düzenlemeyi Bilgi İşlem Daire Başkanlığı’na iletiniz.
Örnek:
“Afet Yönetimi Enstitüsü” bölümünde:
DTVT Kodu : 97274938
EBYS Kullanım ı tanımlanmış. 
Amir olarak yetkilendirilmiş kişi var.
Birim adları listesinden birim seçilip tıklanıldığında o birimin EBYS yetkilileri listelenir.
Birim amiri ve/veya EBYS Yetkilendirme Sorumlusu kendi biriminde EBYS yetkilendirmesi
yapmak için 
butonuna tıklar.
Personel araması yapılır. O birimde çalışan personel bulunduktan sonra personele EBYS görev
yetkilendirmesi yapılır.
butonu tıklandığında “Personel Arama” ekranı gelir.
İTÜ Kimlik Numarasına, TC Kimlik Numarasına, Ada, Soyada, İTÜ Kullanıcı Adına, Rolüne
göre arama yapılabilir.
Rolü kısmında o birimde tanımlanmış roller listelenir.
( Örnek: Bilgi-İşlem Daire Başkanlığı birimi için roller: Akademik Personel, İdari Personel,
Asistan Öğrenci, Nöbetçi Asistan, Tam Zamanlı Çalışan vb. şeklinde tanımlanmıştır.)
Arama alanlarından birine veya birden fazlasına giriş yapılarak 
butonuna basılır.
Arama Sonuçlarının gösterildiği ekran gelir.
“Arama Sonuçları” ekranının sağ tarafında yer alan 
seçilirse bulunan kişiler
aşağıdaki düzende listelenir.
“Arama Sonuçları” ekranının sağ tarafında yer alan 
seçilirse bulunan kişiler
aşağıdaki düzende listelenir.
Arama sonucunda bulunan kişinin üzerine gelinip tıklama yapıldığında “Personel Bilgileri”
ekranı gelir. Bu ekranda kişinin Personel Bilgileri görüntülenir. Bu kişiye artık EBYS görev
ataması yapılabilir.
Bir kişiye atanmış birden fazla rol olabilir. ( Örnek: Kişinin hem akademik hemde idari rolü
olabilir.) Rol olarak birim içinde kişilere atanmış rollerden biri seçilir.
Rol seçildikten sonra seçilen role uygun eşleştirilmiş görevler listelenir.
Kişiye hangi görevler için yetki verileceği görevler listesinden seçilir.
Başlangıç ve Bitiş Tarihi girildiğinde kişi sadece o tarihler için yetkilendirilmiş olur.
Tarih aralığı girilmediği takdirde kişiden yetki alınana kadar yetkisi devam eder.
Birim Evrak Sorumlusu yetkisi vermek için 
butonuna basılır, diğer tüm görevlerde kontrol edildikten sonra kişiye seçilen görevler için yetki verilmiş olunur.
Kişiden görevi geri almak için arama ekranında kişi aranır belirtilen rol için gelen görevlerden istenilen görev geri alınabilir.
Örnek: 
tıklanırsa, kişinin “Birim Evrak Sorumlusu” görevi için yetkisi kaldırılmış olur.
