ELEKTRONİK BELGE YÖNETİM SİSTEMİ – EBYS
Giden Evrak - Dağıtım ve Posta Süreci:
Evrak imzalandığı zaman sayı ve tarih alır. Dağıtım aşamasına geçilir.
Dağıtım üç türlü yapılabilir.
- 1. Papirüs üzerinden e-imzalı olarak oluşturulan evraklar birimler arasında otomatik olarak dağıtılmaktadır. Evrak otomatik olarak Alıcı Birim olarak seçilen İTÜ içerisindeki birimin Yeni Gelen Evraklar” bölümüne düşer, işlem yapılmak üzere iş olarak atanır.
- KEP ( Kayıtlı Elektronik Posta ) kullanan kurumlara evrak kayıtlı e-posta yoluyla gönderilebilir. Eğer alıcı kurum KEP kullanıyor ise, postalama ekranında KEP İsteği yapılabilir.
- EBYS veya KEP ile göndermenin mümkün olmadığı durumlarda evrak, üzerine evrakın
EBYS de oluşturulduğuna dair kaşe basılarak, “Birim Posta Sorumlusu” yoluyla
gönderilir. Bu dağıtım fiziksel bir işlemdir.
Gereği bölümünde “Gönderim Durumu”:
( Posta, Fax, Taahhütlü Posta, Kargo, E-posta, Elden Teslim) seçilir ve Kaydedilir.
ile dağıtım süreci sonlandırılır.